Polityka prywatności

Korzystając z Serwisu internetowego www.valvex.com, Użytkownik oświadcza, że zapoznał się z naszą Polityką prywatności i wyraża na nią zgodę.

POSTANOWIENIA OGÓLNE.

Spółka Valvex S.A. (zwana dalej „Valvex” lub „Administratorem”) przykłada szczególną wagę w odniesieniu do respektowania prywatności Osób, których dane przetwarza w toku prowadzonej działalności, w tym prywatności Użytkowników odwiedzających serwis internetowy https://valvex.com administrowany przez Valvex (dalej zwany: „Serwisem”).
Valvex jest odpowiedzialny za kontrolę danych osobowych, które są gromadzone i przetwarzane w ramach współpracy z Państwem. Szanujemy prywatność i będziemy chronić dane osobowe, które przetwarzamy. Wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Celem niniejszej polityki prywatności jest poinformowanie Państwa o rodzajach danych osobowych, które gromadzimy, kiedy wchodzicie Państwo w poszczególne relacje z nami, korzystacie z naszego Serwisu lub współpracujecie z nami bezpośrednio oraz kroki, jakie podejmujemy w celu ochrony i zabezpieczenia Państwa osobistych informacji.
Niniejsza polityka i jej zasady dotyczą osobistych informacji identyfikacyjnych (dane osobowe), o które możemy Państwa prosić i z których korzystamy czy to na podstawie Państwa zgody, czy innych przesłanek uprawniających nas do przetwarzania danych osobowych. Więcej na ten temat znajdziecie Państwo w dalszej części tej Polityki.

1. DEFINICJE.

a. Administrator danych osobowych – w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) Administratorem danych osobowych jest Valvex S.A. z siedzibą w Jordanowie, przy ulicy Nad Skawą 2, 34-240 Jordanów, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, Wydział XII Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000026818, NIP: 735-00-24-499, REGON: 490399956 .
b. Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
c. Polityka – niniejsza Polityka (transparentności) przetwarzania danych osobowych osób wchodzących w relacje z Valvex w imieniu własnym lub podmiotów reprezentowanych.
d. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
e. Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Valvex.

2. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ VALVEX.

2.1. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Valvex zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
2.2. Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania (np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług). Valvex dba o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
2.3. Przetwarzając dane osobowe, Valvex zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Valvex poinformuje o takim zdarzeniu podmioty danych w sposób zgodny z przepisami.

3. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH.

3.1. Wszelkie żądania, prośby, powiadomienia, zapytania dotyczące przetwarzanych przez Administratora Państwa danych osobowych, w tym w zakresie dostępu do ich treści, sposobu aktualizacji lub wycofania zgody na ich przetwarzanie, mogą Państwo kierować drogą mailową na adres rodo@valvex.com lub pisemnie na adres VALVEX S.A., ul. Nad Skawą 2, 34-240 Jordanów.
3.2. Valvex nie jest objęty obowiązkiem powołania Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ani nie został on powołany w drodze dobrowolnej decyzji Valvex.

4. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH.

4.1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych Valvex wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Valvex stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
4.2. Valvex podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Valvex.
4.3. Valvex prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Valvex wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

5. INFORMACJE DOTYCZĄCE CELU PRZETWARZANIA.

5.1. APLIKACJA NA WOLNE STANOWISKA PRACY.

a. CEL PRZETWARZANIA: W przypadku kierowania do Valvex aplikacji o pracę Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:

• przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie uprawnienia wynikającego z art. 22¹ Kodeksu pracy, w zakresie: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
• przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie Państwa zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych, tj. danych osobowych innych niż wskazane w punkcie powyżej, przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach;
• realizacji uzasadnionego interesu administratora w zakresie danych pozyskanych od Państwa w trakcie procesu rekrutacji w związku ze sprawdzeniem Państwa umiejętności i zdolności potrzebnych do pracy na określonym w ogłoszeniu stanowisku;
• realizacji uzasadnionego interesu administratora w zakresie danych pozyskanych od Państwa w trakcie procesu rekrutacji w związku ze sprawdzeniem Państwa umiejętności i zdolności potrzebnych do pracy na określonym w ogłoszeniu stanowisku;
• realizacji uzasadnionego interesu administratora na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykazania wykonania obowiązków dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji, w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi oraz w celu możliwości udzielania odpowiedzi na pisma, wnioski i żądania;
• w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach.

W przypadku, gdyby przetwarzanie Państwa danych osobowych miało nastąpić w innym celu niż wskazane powyżej, każdorazowo odbywać się będzie po uprzednim uzyskaniu Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych, w zakresie i w celu wskazanym w tej zgodzie (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

b. PODSTAWA PRAWNA: Podstawą przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych jest wykonanie obowiązku nałożonego przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) lub nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), a także we wskazanych wyżej przypadkach zgoda.

c. ŹRÓDŁA DANYCH: Państwa dane osobowe zbieramy bezpośrednio od Państwa w momencie złożenia aplikacji na dane stanowisko; za pośrednictwem innej osoby, która rekomenduje Państwa do pracy w Valvex, jeśli uprzednio wyraziliście Państwo na to zgodę; z publicznie dostępnych źródeł takich, jak LinkedIN czy platformy rekrutacyjne; w ramach współpracy z agencjami rekrutacyjnymi i innymi agencjami pośrednictwa pracy.

d. ZAKRES DANYCH: Przetwarzamy między innymi następujące rodzaje danych osobowych: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, wskazane przez Państwa dane kontaktowe, w tym numer telefonu, adres poczty elektronicznej, obywatelstwo, wykształcenie, data urodzenia, miejsce urodzenia, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, znajdujące się w życiorysie (CV) i liście motywacyjnym oraz udostępnione w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej bądź w związku z przeprowadzeniem testów kwalifikacyjnych lub sprawdzających.

e. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: Okres przetwarzania Państwa danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane:

• dane osobowe przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, będą przetwarzane przez okres do 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji;
• dane osobowe przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub przez okres do 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji;
• dane osobowe przetwarzane w celu realizacji uzasadnionego interesu administratora w zakresie danych pozyskanych od Państwa w trakcie procesu rekrutacji w związku ze sprawdzeniem Państwa umiejętności i zdolności potrzebnych do pracy na określonym w ogłoszeniu stanowisku, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub przez okres do 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji;
• dane osobowe przetwarzane w celu realizacji uzasadnionego interesu administratora na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykazania wykonania obowiązków dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji, w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi oraz w celu możliwości udzielania odpowiedzi na pisma, wnioski i żądania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), będą przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa, a także przez czas, w którym przepisy nakazują nam przechowywać dane;
• w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), będą przetwarzane do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż przez okres jednego roku od dnia wyrażenia zgody.

f. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do uwzględnienia aplikacji w procesie rekrutacji.

5.2. KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA.

a. CEL PRZETWARZANIA: W przypadku kierowania do Valvex za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z zawartą umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Valvex, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.

b. PODSTAWA PRAWNA: Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Valvex (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.

c. ZAKRES DANYCH: Valvex przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja np. adres e-mail, imię i nazwisko nadawcy/odbiorcy, stanowisko, dane osobowe zawarte przez nadawcę w treści korespondencji. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w formie wiadomości e-mail na serwerze poczty. Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do obsługi spraw i utrzymania relacji realizowanej w korespondencji.

5.3. UMOŻLIWIENIA AKCJONARIUSZOM WYKONYWANIA SWOICH PRAW.

a. CEL PRZETWARZANIA: Celem przetwarzania danych jest wypełnienie przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego, Kodeksu spółek handlowych i uchwał zgromadzenia akcjonariuszy w zakresie prowadzenia księgi akcyjnej, dematerializacji akcji, prowadzenia rejestru akcjonariuszy, wykonania umowy sprzedaży akcji Valvex, umożliwienia Akcjonariuszom wykonywania swoich praw w stosunku do Spółki, a także ustalanie faktów dla celów dochodzenia ewentualnych roszczeń przez Spółkę lub obrony przed roszczeniami.

b. PODSTAWA PRAWNA: Podstawą prawną przetwarzania przez Spółkę Państwa danych osobowych jest: a) art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – obowiązek wynikający z przepisów KSH w zakresie prowadzenia księgi akcyjnej, dematerializacji akcji, prowadzenia rejestru akcjonariuszy oraz prawa podatkowego w zakresie rozliczania należności publicznoprawnych; c) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes Spółki w postaci (i) umożliwienia kontaktu z Akcjonariuszami oraz weryfikacji ich tożsamości oraz (ii) dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

c. ZAKRES DANYCH: Spółka przetwarza (i) dane osobowe identyfikujące Akcjonariusza, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres do doręczeń oraz numer PESEL, (ii) dane zawarte na pełnomocnictwach, (iii) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: liczba, rodzaj i numery akcji, a także (iv) – w przypadkach gdy Akcjonariusze kontaktują się ze Spółką drogą elektroniczną – adres poczty elektronicznej, (v) numer rachunku bankowego.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: Dane osobowe zawarte na listach akcjonariuszy oraz pełnomocnictwach są przechowywane przez okres istnienia Spółki, a następnie mogą być przekazane podmiotowi wyznaczonemu do przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych; dane osobowe związane z kontaktem za pomocą poczty elektronicznej są przechowywane przez okres umożliwiający Spółce wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń Spółki lub w stosunku do Spółki.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Jeżeli jest Pani/Pan akcjonariuszem uprawnionym z akcji imiennych, zastawnikiem lub Użytkownikiem tych akcji, to podanie danych osobowych jest niezbędne do wpisania Pani/Pana do księgi akcyjnej, ustalenia Pani/Pana uprawnień i wykonywania przez Panią/Pana swoich praw z akcji. Jeżeli jest Pani/Pan pełnomocnikiem akcjonariusza lub innej osoby uprawnionej z akcji Spółki, podanie danych osobowych jest niezbędne do wykonywania przez Panią/Pana w imieniu mocodawcy przysługujących mu praw z akcji.

5.4. KONTAKT TELEFONICZNY.

a. CEL PRZETWARZANIA: W przypadku kontaktowania się z Valvex drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub relacjami biznesowymi, Valvex może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku na początku rozmowy przekazywana jest osobie fizycznej stosowna informacja. Rozmowy są rejestrowane w celu rejestracji przebiegu rozmowy i wygenerowania zapisów uzgodnień lub wniosków w niej zawartych a także w celach statystycznych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla osób bezpośrednio związanych z realizacja spraw objętych tematem nagrywanych rozmów.

b. PODSTAWA PRAWNA: Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Valvex (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane w celu monitorowania przebiegu rozmowy i dokumentowania wniosków, jak również w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osoby nagrywanej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

c. ZAKRES DANYCH: Valvex przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy komunikacja tj. nr telefonu rozmówcy, imię i nazwisko rozmówcy, stanowisko, dane osobowe zawarte przez rozmówcę istotne dla realizowanych czynności objętych zgodą na rejestrację. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: Okres przetwarzania danych przez Valvex zależy od celu przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Valvex dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do obsługi spraw i utrzymania relacji realizowanej telefonicznie. W przypadku rejestracji nagrania rozmowy możesz w każdej chwili wycofać zgodę.

5.5. MONITORING WIZYJNY ORAZ KONTROLA WSTĘPU.

a. CEL PRZETWARZANIA: W związku z koniecznością zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia, informacji biznesowych, a także zapobieganie incydentom zagrażającym porządkowi społecznemu Valvex stosuje monitoring wizyjny oraz kontrolę wstępu na teren i do pomieszczeń przez niego zarządzanych. Dane osobowe pozyskane w monitoringu i poprzez kontrolę dostępu mogą być również przetwarzane w celu w celu obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Valvex lub ustalenia i dochodzenia roszczeń przez Valvex w związku z pierwotnym celem przetwarzania.

b. PODSTAWA PRAWNA: Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Valvex (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia znajdujących się na terenie zarządzanym przez Valvex oraz ochrony jego praw.

c. ZAKRES DANYCH: Monitorowanie wizyjne stanowi uzupełnienie ochrony fizycznej i ewidencji elektronicznej wejść/wyjść na terenie obiektów Valvex. Monitoring funkcjonuje całodobowo, rejestracji i zapisowi danych podlega wyłącznie obraz. Elektroniczny system kontroli wstępu dzięki identyfikacji osób na podstawie kart dostępu rejestruje czas i miejsce pobytu osób.

Niezbędnymi danymi w realizowanym celu identyfikacji osób są m.in. imię i nazwisko pozyskane z wiarygodnego źródła np. na podstawie okazanego dokumentu tożsamości lub innego identyfikatora, nr rejestracyjny pojazdu znajdujący się na tablicy rejestracyjnej, czas przebywania na terenie zakładu zarejestrowany przez kamery oraz system ewidencji wejść i wyjść z terenu Spółki.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Valvex dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Okres przechowywania danych ograniczono do niezbędnego minimum pozwalającego na realizację celu identyfikacji osób. Dane osobowe zawarte w oprogramowaniu zainstalowanym w zasobach Valvex przechowywane są na serwerze lokalnym przez okres 90 dni od daty rejestracji obrazu. Inne dane ewidencjonujące czas pobytu na terenie zakładu zapisane w dokumentacji elektronicznej lub papierowej przechowywane są bezterminowo.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Podanie danych osobowych jest niezależne od woli osoby, której te dane dotyczą. Osoba przebywająca na terenie Valvex nie posiada realnej możliwości odmowy podania danych osobowych, ilekroć znajduje się w obszarze objętym monitoringiem oraz ewidencją ruchu osobowego przy użyciu elektronicznych kart dostępu.

f. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH IDENTYFIKUJACYCH TOŻSAMOŚĆ: Udostępnienie danych z dokumentu tożsamości lub innego zatwierdzonego identyfikatora, co do zasady odbywa się poprzez okazanie, możesz wyrazić sprzeciw co do sposobu pozyskania danych, jednak dane w postaci twojego imienia i nazwiska są dla nas informacją niezbędną do wydania karty identyfikacyjnej.
UWAGA – możesz zdecydować o nie wkraczaniu na teren objęty ewidencją osób w tym monitoringiem. Cały obszar monitorowany jest oznakowany za pomocą odpowiednich znaków graficznych.

5.6. OBSŁUGIWANIE UMÓW Z DOSTAWCAMI I UMÓW HANDLOWYCH (W TYM NEGOCJOWANE I ZAWIERANIE UMÓW).

a. CEL PRZETWARZANIA: W związku z zawieraniem umów handlowych i usługowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Valvex pozyskuje od kontrahentów dane osób reprezentujących Strony w celu zawarcia umowy oraz w celu realizacji zobowiązań umownych w tym zobowiązań finansowych. Pozyskanie takich danych możliwe jest już na etapie negocjacji warunków umowy na etapie zapytania ofertowego, oferty, umowy z załącznikami oraz aneksów zmieniających warunki umowy oraz w ramach korespondencji związanej z wykonywaniem umów.

b. PODSTAWA PRAWNA: Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonywania umowy ze Stroną, którą reprezentujesz lub na żądanie podjęcia działania na rzecz Strony przed podpisaniem takiej umowy (art. 6 ust. 1. lit. b RODO) jak również niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Valvex polegających na prowadzeniu dokumentacji księgowo-podatkowej (art. 6 ust. 1 lit.c RODO), a także może być niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Valvex, tj. dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

c. ZAKRES DANYCH: Valvex przetwarza jedynie dane identyfikujące osoby reprezentujące strony umowy, dane niezbędne do rozliczenia zobowiązań umownych.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania. Okres przetwarzania danych zawartych w dokumentacji księgowo-podatkowej wynika z przepisów prawa. Ze względu na ewentualne roszczenia Stron umowy dane osobowe mogą podlegać przetwarzaniu przez kolejne 3 lata – dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, 6 lat – dla roszczeń konsumenckich, 10 lat – dla roszczeń konsumenckich stwierdzonych prawomocnym orzeczeniem sądu lub organu, powstałych i nieprzedawnionych przed 9 lipca 2018 r. (z wyjątkiem dokumentów księgowych) lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do podpisania umowy.

5.7. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW PERSONELU KONTRAHENTÓW WSPÓŁPRACUJĄCYCH Z VALVEX.

a. CEL PRZETWARZANIA: W związku z zawieraniem umów handlowych i usługowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Valvex pozyskuje od kontrahentów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, składających zamówienia, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.

b. PODSTAWA PRAWNA: Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Valvex oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp do danych w oparciu o przepisy z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań prowadzonych w oparciu o prawo zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym przez te przepisy.

c. ZAKRES DANYCH: Valvex przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla realizacji relacji umownych, których dotyczy komunikacja tj. nr telefonu służbowy, adres e-mail służbowy, imię i nazwisko, stanowisko.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: Okres przetwarzania danych przez Valvex zależy od celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Valvex (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu tj. co najmniej przez czas obowiązywania wiążącej Valvex i podmiot, który reprezentujesz umowy lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do nawiązania współpracy handlowej z Twoim pracodawcą lub zleceniodawcą. Bez podania swoich danych, niemożliwe jest nawiązywanie jakiejkolwiek współpracy w formie, jaką przewidział w związku z Twoim zakresem obowiązków Twój pracodawca.

5.8. ZBIERANIE DANYCH W INNYCH PRZYPADKACH.

a. CEL PRZETWARZANIA: W związku z prowadzoną działalnością Valvex zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów biznesowych (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy też poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych.

b. PODSTAWA PRAWNA: Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Valvex (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

c. ZAKRES DANYCH: Valvex przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla realizacji celów komunikacji w relacjach biznesowych tj. np. nr telefonu służbowy, adres e-mail służbowy, imię i nazwisko, stanowisko.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Valvex (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do nawiązania relacji biznesowych. Bez podania swoich danych, niemożliwe jest nawiązywanie jakiejkolwiek relacji.

5.9. KORZYSTANIE Z SERWISU WWW I FORMULARZY KONTAKTOWYCH.

a. CEL PRZETWARZANIA: Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego dane osobowe, są rejestrowane z wykorzystaniem plików cookies i wtyczek społecznościowych, o czym więcej przeczytasz w poświęconej im Polityce cookies . Dane osobowe podane w formularzu służącym do kontaktu z Dostawcami przetwarzamy w celu utrzymania relacji biznesowych i komunikacji w sprawach realizowanych usług.

b. PODSTAWA PRAWNA: Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Valvex (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności zagwarantowania Użytkownikom Serwisu dostępu do treści Serwisu i komunikacji kanałami dostępnymi za pośrednictwem Serwisu oraz na prowadzeniu statystyk za pośrednictwem Serwisu w celu doskonalenia jego funkcjonalności.

c. ZAKRES DANYCH: Valvex przetwarza jedynie dane osobowe rejestrowane za pośrednictwem cookies oraz dane udostępnione w związku z zapytaniem przesłanym za pośrednictwem formularza kontaktu Serwisu.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Valvex (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. W przypadku instalowanych cookies ich przetwarzanie prowadzone jest do czasu wycofania zgody.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do obsługi spraw i utrzymania relacji realizowanej w komunikacji za pośrednictwem Serwisu.

5.10. PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE.

a. CEL PRZETWARZANIA: Valvex przetwarza dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile Valvex prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn, kanał Yotube). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Valvex i promowania różnego rodzaju wydarzeń, publikacji edukacyjnych, usług oraz produktów.

b. PODSTAWA PRAWNA: Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Valvex w tym celu jest jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki.

c. ZAKRES DANYCH: Valvex przetwarza podstawowe dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, nazwa Twojego profilu) w zakresie opublikowanym przez Ciebie na Twoim własnym profilu na portalu społecznościowym Facebook; inne dane upublicznione przez Użytkownika na profilu Facebook.

d. CZAS PRZETWARZANIA – RETENCJA DANYCH: Valvex przetwarza dane Użytkowników Serwisów przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu Valvex, przez okres kiedy Użytkownik śledzi profil Valvex a w przypadku komunikacji za pośrednictwem Serwisów przez czas niezbędny do zamknięcia konwersacji.

e. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH: Wszystkie Twoje dane uzyskujemy za pośrednictwem firm prowadzących portale społecznościowe z Państwa publicznego profilu oraz wpisów na fanpage’u Valvex. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek w przypadku komunikacji poprzez portale społecznościowe niezbędne do obsługi spraw i utrzymania relacji realizowanej w komunikacji.

6. ODBIORCY DANYCH.

6.1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania dane osobowe są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych i sprzętu, agencji ochrony realizującej zadania związane z obsługą monitoringu, podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom i firmom transportowym.
6.2. Udostępnianie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniony jest jeden z warunków, o którym mowa w art. 6 ust. 1 albo w art. 9 ust. 2 RODO.
6.3. Powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotowi trzeciemu następuje w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych.
6.4. Valvex zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących podmiotu danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG.

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Valvex przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
• współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych;
• stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych;
• stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
Valvex zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

8. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

Okres przetwarzania danych przez Valvex zależy od celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Valvex (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

9. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH PRAWA PODMIOTÓW DANYCH.

Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
• prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Valvex przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
• prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Valvex przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
• prawo do sprostowania – Valvex zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
• prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Valvex zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą, oraz przechowywania danych, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji – lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
• prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Valvex wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Valvex, jak również wskazanego podmiotu;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
• prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Valvex (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
• prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW.

10.1. Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:
• w formie pisemnej na adres: VALVEX S.A., ul. Nad Skawą 2, 34-240 Jordanów.
• drogą elektroniczną na adres e-mail: rodo@valvex.com
10.2. Jeżeli Valvex nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
10.3. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Valvex zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
10.4. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Valvex informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania.
10.5. W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Spółki elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Valvex umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi udziela się drogą elektroniczną.
10.6. Spółka przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.

11. ZASADY POBIERANIA OPŁAT.

11.1. Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:
• zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna); w takim wypadku Valvex może zażądać uiszczenia opłaty oszacowanej na podstawie kosztów administracyjnych związanych z realizacją żądania;
• zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub ewidentnie nieuzasadnionych; w takim wypadku Valvex może zażądać uiszczenia opłaty oszacowanej na podstawie kosztów prowadzenia komunikacji oraz kosztów związanych z podjęciem żądanych działań.
11.2. W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu tej osoby, jej miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.